ระบบโรงแรมยุคใหม่ ที่ช่วยบริหารงานให้ราบรื่นมีอะไรบ้าง?

หากพูดถึงธุรกิจโรงแรมโดยเฉพาะในประเทศไทย ถือว่ามีการแข่งขันที่สูงมาก การดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและมอบประสบการณ์ที่น่าประทับใจให้แก่แขกผู้เข้าพัก เปรียบเสมือนหัวใจสำคัญที่ช่วยเพิ่มความโดดเด่นให้อยู่เหนือคู่แข่งในตลาด 

ซึ่งในปัจจุบันนี้ การบริหารจัดการโรงแรมไม่ได้อาศัยเพียงแค่การทำงานแบบแยกส่วนอีกต่อไป แต่เป็นการผสานรวมทุกกระบวนการทำงานเข้าด้วยกันภายใต้ระบบบริหารจัดการโรงแรม (Property Management System – PMS) ซึ่งระบบโรงแรมประเภทนี้เปรียบเสมือนศูนย์กลางประสาทที่ควบคุมและสั่งการทุกกิจกรรมภายในโรงแรมให้เกิดความราบรื่น และตอบโจทย์กับแขกผู้มาเข้าพัก 

ทำไมระบบโรงแรมแบบบูรณาการจึงเป็นสิ่งจำเป็น?

หากการที่โรงแรมยังคงใช้ระบบการทำงานแบบเก่าโดยเฉพาะโรงแรมขนาดเล็กและขนาดกลาง ที่แผนกต้อนรับส่วนหน้า (Front Office) ยังคงจดบันทึกการจองห้องพักด้วยมือ หรือใช้สเปรดชีตที่ไม่เชื่อมโยงกับแผนกแม่บ้าน (Housekeeping) อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการจัดเตรียมห้องพัก หรือแผนกบัญชี (Accounting) อาจต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเพื่อทำรายงานทางการเงิน ซึ่งเสียเวลาและอาจไม่ถูกต้องแม่นยำ

ระบบบริหารจัดการโรงแรมแบบบูรณาการ จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างตรงจุด ด้วยการรวมฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ข้อมูลไหลเวียนอย่างราบรื่นและเป็นปัจจุบันระหว่างแผนกต่างๆ ตั้งแต่การรับจองห้องพัก การเช็คอิน/เช็คเอาต์ การจัดการห้องพัก รวมถึงการออกบิล การจัดการรายได้ ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ เป็นระบบโรงแรมที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการบริการ ทั้งยังช่วยลดต้นทุน และยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าให้รู้สึกประทับอีกด้วย 

ระบบบริหารจัดการโรงแรมในปัจจุบันช่วยงานด้านใดบ้าง?

ระบบโรงแรม PMS ในปัจจุบัน ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถที่ครอบคลุมและตอบโจทย์ความต้องการที่หลากหลายของธุรกิจโรงแรม สามารถแบ่งออกเป็นฟังก์ชันหลักๆ ได้ดังนี้:

1. การจัดการการจองห้องพัก (Reservation Management): ระบบช่วยให้โรงแรมสามารถจัดการการจองห้องพักจากหลากหลายช่องทางได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจองโดยตรงผ่านเว็บไซต์ของโรงแรม การจองผ่านตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ (OTA) หรือการจองผ่านโทรศัพท์ ระบบจะแสดงสถานะห้องพักแบบเรียลไทม์ ช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบห้องว่าง จัดการราคา และยืนยันการจองได้อย่างรวดเร็ว ลดความเสี่ยงของการจองซ้ำซ้อน (Overbooking) และเพิ่มโอกาสในการขายห้องพัก
2. การจัดการส่วนหน้า (Front Office Management): ระบบช่วยอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานของแผนกต้อนรับส่วนหน้า ตั้งแต่การเช็คอินและเช็คเอาต์แขก การจัดการข้อมูลลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้ การจัดการการชำระเงิน การจัดการกุญแจห้องพัก ไปจนถึงการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้า ระบบช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพ สร้างความประทับใจแรกให้กับแขก
3. การจัดการแม่บ้าน (Housekeeping Management): ระบบช่วยในการจัดการงานของแผนกแม่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การมอบหมายงานทำความสะอาดห้องพัก การติดตามสถานะความสะอาดของห้องพัก การจัดการสินค้าคงคลังของอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกในห้องพัก ไปจนถึงการรายงานสถานะห้องพักให้แผนกต้อนรับส่วนหน้าทราบ ทำให้การจัดเตรียมห้องพักเป็นไปอย่างราบรื่นและพร้อมสำหรับการเข้าพักของแขก
4. การจัดการ ณ จุดขาย (Point of Sale – POS): ระบบ PMS ที่บูรณาการมักมีโมดูล POS ที่ช่วยในการจัดการการขายสินค้าและบริการต่างๆ ภายในโรงแรม เช่น ร้านอาหาร บาร์ สปา หรือร้านขายของที่ระลึก ระบบช่วยในการบันทึกรายการขาย ออกใบเสร็จ จัดการสต๊อกสินค้า และติดตามรายได้จากส่วนต่างๆ ของโรงแรม ทำให้การบริหารจัดการรายได้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5. การจัดการรายได้ (Revenue Management): ระบบ PMS ที่ทันสมัยมักมีฟังก์ชันการจัดการรายได้ที่ช่วยให้โรงแรมสามารถปรับราคาห้องพักให้เหมาะสมกับความต้องการของตลาดและเพิ่มผลกำไรสูงสุด ระบบจะวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เช่น อัตราการเข้าพัก ราคาของคู่แข่ง กิจกรรมในท้องถิ่น และแนวโน้มการจอง เพื่อแนะนำราคาที่เหมาะสมในแต่ละช่วงเวลา
6. การวิเคราะห์และรายงาน (Analytics and Reporting): ระบบ PMS จะทำการรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่เกิดขึ้นในโรงแรมและนำมาวิเคราะห์เพื่อสร้างรายงานที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร รายงานเหล่านี้อาจรวมถึงอัตราการเข้าพัก รายได้เฉลี่ยต่อห้อง (RevPAR) ต้นทุนการดำเนินงาน ความพึงพอใจของลูกค้า และอื่นๆ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามผลการดำเนินงาน ระบุจุดแข็งและจุดอ่อน และวางแผนกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกอุตสาหกรรม ธุรกิจโรงแรมก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ การนำระบบโรงแรมแบบบูรณาการมาใช้จึงไม่ใช่แค่ทางเลือก แต่เป็น “สิ่งจำเป็น” ที่จะช่วยให้โรงแรมสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดต้นทุน พร้อมกับช่วยยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า และสามารถแข่งขันในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอได้อย่างยั่งยืน 

ติดตามการเดินทางของชิวตามไปที่ ::

Blog แนะนำเคล็ดลับการจองที่พัก อ่านเถอะจะได้ไม่พลาดอีก!